E-Mail Einstellungen

Welche E-Mail Adressen soll ich wählen?

Die Wahl der E-Mail Adressen gestaltet sich nicht immer ganz einfach und bedarf einiger Vorüberlegungen. Nachfolgend geben wir Ihnen einige Tipps für die Auswahl der richtigen E-Mail Adressen:

Einen zweifelhaften Eindruck hinterlassen Sie mit E-Mail Adressen, die nicht auf Ihren eigenen Domain-Namen lauten. IhreFirma@bluewin.ch beispielsweise wirkt weniger professionell als info@ihredomain.ch.

Grundsätzlich sollten Sie eine generell verwendbare E-Mail Adresse wie zum Beispiel info@ihredomain.ch einrichten. Alternativen dazu sind beispielsweise kontakt@ihredomain.ch oder welcome@ihredomain.ch. Diese Adressen verwenden Sie für generellen E-Mail Verkehr – und geben sie auch unter den Kontaktangaben auf Ihrer Webseite an.

Nebst der generellen E-Mail Adresse sollten Sie sich auch eine persönliche, auf Ihren Namen lautende Adresse einrichten. Hans.muster@ihredomain.ch oder hm@ihredomain.ch wirken professionell und schaffen Vertrauen. Mit dieser Adresse führen Sie persönlichen Kundenkontakt.

Eine weitere Möglichkeit sind E-Mail Adressen, die sich auf die Funktion beziehen. Beispiele für solche E-Mail Adressen sind sales@ihredomain.ch oder support@ihredomain.ch. Mit solchen E-Mail Adressen können Sie Anfragen zu einem gewissen Thema von generellen Anfragen trennen. Der Vorteil dieser unpersönlichen E-Mail Adressen ist, dass Sie bei Fluktuation nicht geändert werden müssen.

Wie kann man E-Mails abrufen

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mails abrufen können. Mit Hilfe eines E-Mail Programmes wie zum Beispiel Thunderbird, Outlook oder Apple Mail sowie über das Webmail Ihres E-Mail-Providers.

E-Mail Programm

Ein E-Mail Programm wird auf Ihrem Computer installiert und verwaltet Ihre E-Mail Adressen. Sie können in einem E-Mail Programm mehrere E-Mail Konten gleichzeitig verwalten. Weitere Infos dazu finden Sie im nächsten Kapitel.

Webmail

Unter Webmail versteht man Dienste, mit deren Hilfe Sie Ihre E-Mails im Webbrowser verwalten können. Das heisst, Sie loggen sich mit Ihren Zugangsdaten auf der Webmail-Webseite Ihres E-Mail Anbieters ein und verwalten die E-Mails direkt online. Wir empfehlen das Webmail bei Ausland- und Ferienaufenthalten zu verwenden. Für den Alltag eignet sich das E-Mail Programm besser. 

TIPP: Achten Sie bei der Verwendung von Webmail immer darauf, dass Sie es über eine verschlüsselte Verbindung abrufen!

Das E-Mail Programm

E-Mail Programme helfen, Ordnung in den Nachrichtendschungel Ihrer diversen E-Mail Adressen zu bringen. In einem E-Mail Programm können Sie mehrere E-Mail Adressen gleichzeitig verwalten (zum Beispiel sales@ihredomain.ch und hans.muster@ihredomain.ch), ohne sich jeweils bei den unterschiedlichen Anbietern Ihrer E-Mail Adressen ins Webmail einzuloggen. Sie können sämtlichen Nachrichtenverkehr bequem aus einer Software heraus steuern und somit Übersicht bewahren.

Wie funktioniert ein E-Mail Programm

Ein E-Mail Programm verwaltet Ihre E-Mail Nachrichten und Adressen. Sie können in einem solchen Programm verschiedene E-Mail Konten erstellen. Das Programm verbindet sich mit den jeweiligen E-Mail Servern Ihrer E-Mail Konten und lädt die E-Mails auf die Festplatte Ihres Computers. Beim Versand einer E-Mail nimmt das E-Mail Programm wiederum Verbindung mit dem E-Mail Server Ihres Mailanbieters (Provider) auf und versendet die E-Mail.

Welche E-Mail Programme gibt es?

Verschiedene Softwarehersteller bieten E-Mail Programme an – einige davon sogar kostenlos. Zu den bekanntesten gehören sicherlich Microsoft Outlook in diversen Version, Windows Mail, Mozilla Thunderbird und Apple Mail. Wir empfehlen die Anwendung Mozilla Thunderbird, die kostenlos unter folgendem Link heruntergeladen werden kann. https://www.mozilla.org/de/thunderbird/

Einrichten einer E-Mail Adresse in einem E-Mail Programm

Das Einrichten eines E-Mail Kontos in einem E-Mail Programm sieht auf den ersten Blick kompliziert aus – ist es aber nicht. Für jedes E-Mailprogramm werden die Zugangsdaten Ihres E-Mail Providers benötigt. Daneben gibt es noch einige Dinge zu beachten, die in der Folge erklärt werden.

Der Unterschied zwischen POP3 und IMAP

Während der Einrichtung eines E-Mail Kontos in einem E-Mail Programm müssen Sie sich entscheiden, ob Sie ein POP3 oder IMAP-Konto erstellen möchten. Zwischen diesen Typen gibt es Unterschiede, die Sie sich bewusst machen sollten: POP oder IMAP.

Wenn Sie sich für ein POP-Konto entscheiden, dann werden die E-Mails vom Mail-Server Ihres Providers heruntergeladen und auf Ihrem Computer gespeichert. Dabei werden die E-Mails auf dem Server gelöscht (sofern nicht etwas anderes definiert wurde).

Das IMAP Protokoll lädt E-Mails nicht auf den Computer, sondern bearbeitet alle E-Mails auf dem Mail-Server des Providers. Mit Ihrem E-Mail Programm verwalten Sie die online auf dem Mail-Server gespeicherten Nachrichten.

Der Vorteil der IMAP Lösung liegt darin, dass Sie von mehreren Geräten aus die E-Mails verwalten können (z.B. E-Mail Programm Büro, E-Mail Programm zu Hause, iPhone, iPad). Wenn Sie also beispielsweise in Ihrem Büro eine E-Mail lesen, wird das auf dem Mail-Server vermerkt und auf allen anderen Geräten (z.B. auf Ihrem Mobiltelefon) ebenfalls als gelesen markiert.

POP3 eignet sich nur dann, wenn nur eine Person an einem Ort mit den E-Mails arbeiten muss.

Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich den Typ IMAP zu wählen. In der heutigen Zeit ist es gang und gäbe, E-Mails auch über das Mobiltelefon oder Smartphone zu lesen. Mit einem IMAP Konto sind Sie für solche Fälle gut gerüstet.

Wie Sie das E-Mail Konto genau einrichten, erfahren Sie am besten bei Ihrem Provider. Hier die Links zu einigen Providern, welche wir unseren Kunden empfehlen:

• Cyon: Mailzauberer
• Hostpoint: Anleitungen für die meist verwendeten E-Mail Programme
• Metanet: Anleitungen für die meist verwendeten E-Mail Programme