E-Mail Einstellungen

Wenn Sie einen eigenen Webserver haben (über einen Hosting Anbieter oder privat), können Sie fast beliebig viele E-Mail Adressen erstellen und brauchen. Der folgende Artikel zeigt, welche Eigenheiten es bei der Einrichtung und Verwendung von E-Mail Adressen gibt.

Welche E-Mail Adressen soll ich wählen?

Die Wahl der E-Mail Adressen gestaltet sich nicht immer ganz einfach und bedarf einiger Vorüberlegungen. Nachfolgend geben wir Ihnen einige Tipps für die Auswahl der richtigen E-Mail Adressen:
Um gegenüber Ihrer Kunden seriös zu wirken sollten Sie Fantasienamen vermeiden. Einen zweifelhaften Eindruck hinterlassen Sie auch mit E-Mail Adressen, die nicht auf Ihren eigenen Domain-Namen lauten. IhreFirma@bluewin.ch beispielsweise wirkt weniger professionell als info@ihredomain.ch.

Grundsätzlich sollten Sie eine generell verwendbare E-Mail Adresse wie zum Beispiel info@ihredomain.ch einrichten. Alternativen dazu sind beispielsweise kontakt@ihredomain.ch oder welcome@ihredomain.ch. Diese Adressen verwenden Sie für generellen E-Mail Verkehr – und geben sie auch unter den Kontaktangaben auf Ihrer Webseite an.

Nebst der generellen E-Mail Adresse sollten Sie sich auch eine persönliche, auf Ihren Namen lautende Adresse einrichten. Hans.muster@ihredomain.ch oder hm@ihredomain.ch wirken professionell und schaffen Vertrauen. Mit dieser Adresse führen Sie persönlichen Kundenkontakt.

Eine weitere Möglichkeit sind E-Mail Adressen, die sich auf die Funktion beziehen. Beispiele für solche E-Mail Adressen sind sales@ihredomain.ch oder support@ihredomain.ch. Mit solchen E-Mail Adressen können Sie Anfragen zu einem gewissen Thema von generellen Anfragen trennen.

Wie kann man E-Mails abrufen

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mails abrufen können. Mit Hilfe eines E-Mail Programmes wie zum Beispiel Outlook oder Apple Mail sowie über das Webmail Ihres E-Mail-Providers.

E-Mail Programm

Ein E-Mail Programm wird auf Ihrem Computer installiert und verwaltet Ihre E-Mail Adressen. Sie können in einem E-Mail Programm mehrere E-Mail Konten gleichzeitig verwalten. Weitere Infos dazu finden Sie im nächsten Kapitel.

Webmail

Unter Webmail versteht man Dienste, mit deren Hilfe Sie Ihre E-Mails im Webbrowser verwalten können. Das heisst, Sie loggen sich mit Ihren Zugangsdaten auf der Webmail-Webseite Ihres E-Mail Anbieters ein und verwalten die E-Mails direkt online. Wir empfehlen das Webmail bei Ausland- und Ferienaufenthalten zu verwenden. Für den Alltag eignet sich das E-Mail Programm besser. 

Das E-Mail Programm

E-Mail Programme helfen, Ordnung in den Nachrichtendschungel Ihrer diversen E-Mail Adressen zu bringen. In einem E-Mail Programm können Sie mehrere E-Mail Adressen gleichzeitig verwalten (zum Beispiel sales@ihredomain.ch und hans.muster@ihredomain.ch), ohne sich jeweils bei  den unterschiedlichen Anbietern Ihrer E-Mail Adressen ins Webmail einzuloggen. Sie können sämtlichen Nachrichtenverkehr bequem aus einer Software heraus steuern und somit Übersicht bewahren.

Wie funktioniert ein E-Mail Programm

Ein E-Mail Programm verwaltet Ihre E-Mail Nachrichten und Adressen. Sie können in einem solchen Programm verschiedene E-Mail Konten erstellen. Das Programm verbindet sich mit den jeweiligen E-Mail Servern Ihrer E-Mail Konten (z.B. Gmx, Hotmail, Gmail usw.) und lädt die E-Mails auf die Festplatte Ihres Computers. Beim Versand einer E-Mail nimmt das E-Mail Programm wiederum Verbindung mit dem E-Mail Server Ihres Mailanbieters (Provider) auf und versendet die E-Mail.

Mailversand über Mailprogramm und Mailserver
Bei einem E-Mail Versand verbindet sich das E-Mail Programm mit dem Mailserver Ihres Providers. Dieser versendet die E-Mail an den Empfänger.

Welche E-Mail Programme gibt es?

Verschiedene Softwarehersteller bieten E-Mail Programme an – einige davon sogar kostenlos. Zu den bekanntesten gehören sicherlich Microsoft Outlook in diversen Version, Windows Mail, Mozilla Thunderbird und Apple Mail. Wir empfehlen die Anwendung Mozilla Thunderbird, die kostenlos unter folgendem Link heruntergeladen werden kann:
http://www.mozilla.org/de/thunderbird/


Einrichten einer E-Mail Adresse in einem E-Mail Programm

Das Einrichten eines E-Mail Kontos in einem E-Mail Programm sieht auf den ersten Blick kompliziert aus – ist es aber nicht. Für jedes E-Mailprogramm werden die Zugangsdaten Ihres E-Mail Providers benötigt. Daneben gibt es noch einige Dinge zu beachten, die in der Folge erklärt werden.

Der Unterschied zwischen POP3 und IMAP

Während der Einrichtung eines E-Mail Kontos in einem E-Mail Programm müssen Sie sich entscheiden, ob Sie ein POP3 oder IMAP-Konto erstellen möchten. Zwischen diesen Typen gibt es Unterschiede, die Sie sich bewusst machen sollten:

POP3

Wenn Sie sich für ein POP3-Konto entscheiden, dann werden die E-Mails vom Mail-Server Ihres Providers heruntergeladen und auf Ihrem Computer gespeichert. Dabei werden die E-Mails auf dem Server gelöscht (sofern nicht etwas anderes definiert wurde).

IMAP

Das IMAP Protokoll lädt E-Mails nicht auf den Computer, sondern bearbeitet alle E-Mails auf dem Mail-Server des Providers. Mit Ihrem E-Mail Programm verwalten Sie die online auf dem Mail-Server gespeicherten Nachrichten.

Für welche Lösung soll ich mich entscheiden?

Der Vorteil der IMAP Lösung liegt darin, dass Sie von mehreren Geräten aus die E-Mails verwalten können (z.B. E-Mail Programm Büro, E-Mail Programm zu Hause, iPhone, iPad). Wenn Sie also beispielsweise in Ihrem Büro eine E-Mail lesen, wird das auf dem Mail-Server vermerkt und auf allen anderen Geräten ebenfalls als gelesen markiert.

POP3 eignet sich nur dann, wenn nur eine Person an einem Ort mit den E-Mails arbeiten muss.

Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich den Typ IMAP zu wählen. In der heutigen Zeit ist es gang und gäbe, E-Mails auch über das Mobiltelefon oder Smartphone zu lesen. Mit einem IMAP Konto sind Sie für solche Fälle gut gerüstet.

Hinweis: Es gibt Gratis-Email Anbieter (z.B. GMX FreeMail), die keinen E-Mail Import über IMAP erlauben. Wenn Sie also ein GMX E-Mail Konto in Ihr E-Mail Programm importieren möchten, dann sind Sie gezwungen, den Typ POP3 zu wählen.

Welche Angaben benötige ich generell für die Einrichtung von E-Mail Konten?

Für die Einrichtung eines E-Mail Kontos in einem Mail-Programm (z.B. Mozilla Thunderbird) brauchen Sie generell die folgenden Angaben (die Angaben können abhängig vom gewählten Mail Programm etwas variieren):

Posteingangsserver (POP3 oder IMAP):

Der Posteingangsserver finden Sie auf der Webseite Ihres E-Mail Providers. Beispielsweise kann er
imap.ihre-domain.ch. lauten oder mail.ihre-domain.ch. Sollten Sie die Angaben nicht finden, kontaktieren Sie Ihren E-Mail Provider.

Postausgangsserver (SMTP):

Auch diese Angaben finden Sie auf der Webseite Ihres Providers. Oftmals lautet er gleich wie der Post-Eingangsserver.

Name:

Der Name erscheint als Absender auf den versendeten E-Mails. Der Name kann frei gewählt werden und darf beispielsweise auch den Firmennamen beinhalten.
Bsp: Bert Hofmänner, Hofmänner New Media

E-Mail Adresse:

Die E-Mail Adresse, die als Absenderadresse verwendet wird.

Benutzername:

Der Benutzername ist in der Regel Ihre komplette E-Mail Adresse, auf die das Konto lautet.

Passwort:

Das Passwort, das Sie bei der Erstellung des E-Mail Kontos bei Ihrem Provider gewählt haben.

Die Bezeichnung dieser Angaben ist wie gesagt nicht bei allen Anbietern gleich. Bevor Sie also Ihr E-Mail Konto einrichten, sollten Sie diese Angaben von Ihrem Provider verlangen. In der Regel finden Sie sie auch auf deren Webseite.

Wir haben diese Angaben von unserem bevorzugten Provider Cyon Webhosting übernommen. Eine Anleitung für alle gängigen E-Mail Programme finden Sie unter folgendem Link:

http://www.cyon.ch/support/8/e-mail/
https://secure.metanet.ch/support/online-hilfe-faq

Checkliste

  • Sie haben einen eigenen Webserver oder ein Webhosting bei einem Anbieter gebucht.
    Falls nicht helfen wir Ihnen gerne bei der Suche eines für Sie geeigneten Hosting Anbieters.
  • Sie konnten erfolgreich Ihre gewünschten E-Mail Adressen anlegen.
    Falls nicht helfen wir Ihnen gerne bei der Erstellung der gewünschten Adressen.
  • Sie konnten Ihre E-Mail Konten erfolgreich in Ihrem E-Mail Programm einrichten.
    Falls nicht helfen wir Ihnen gerne bei der Einrichtung.

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